Establece reglas y principios que regulan la función archivista del estado. Para ello esta ley le permite a una entidad pública o privada guiarse. Para llevar una adecuada gestión de archivo de documentación. Se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.

La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios son:

Fines archivos: Dispone de la documentación organizada, garantizando la recuperación de la información y facilitando la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad.

Importancia archivos: Conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, está incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo.

Principio institucionales e instrumentales: Se refiere a que los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldando la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.

Principio responsabilidad: Para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.

Principio dirección y coordinación función archivística: Encargado de orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro.

Principio administración y acceso: Responsabilidad del estado, velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho de los ciudadanos del acceso a la información, deben proporcionarse las condiciones y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite con las excepciones de ley.

Principio racionalidad: Una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e información.

Principio modernización: Crecimiento de una nación, es indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para estar a la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para garantizar la conservación y protección de la información, pues allí donde reposa la razón de existir de una empresa.

Principio interpretación: Adecuada interpretación y aplicación de esta ley, Esta entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión en este campo ya que está generando frutos pues hoy en día la acogida a este llamado es nutrida y está despertando a las empresas del letargo nocivo como es el desconocimiento del valor de la información.

Es importante tener en cuenta los artículos 4 Y 22, ya que estos hablan de:

ART. 4: (PRINCIPIOS GENERALES)

Disponer de la documentación organizada, con el fin de que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano  como fuente de la historia. Es decir, los archivos son importantes, ya que los documentos que lo conforman son necesarios para toma de decisiones de antecedentes. Estos documentos pasan hacer parte del Patrimonio Cultural pasada su vigencia.

ART. 22: (PROCESOS ARCHIVISTICOS)

Habla de la importancia de la gestión dentro del concepto de archivo total, comprendiendo procesos tales como, la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación  y la disposición final de los documentos.