¡¡ FORMATOS !!
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Las tablas de retención documental(TRD) son aquellos listados en donde se evidencia las series con sus respectivos documentos, en si es un instrumento que funciona para saber cuáles documentos tiene una entidad y su debido proceso de conservación y preservación.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO
En la tabla de inventarios se diligencian todos los documentos que existen en la entidad, quiero decir si no están registrados aquí es como si no existieran, de esta manera se asegura el control de los documentos .
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
La tabla de valoración es un archivo en el cual se registran todos los documentos con sus series correspondientes, con el fin de la anotación de fechas y procedimientos para su proceso final.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Es un archivo en donde se muestra la jerarquía dada a los documentos y se registran secciones, series y subseries
ORGANIGRAMA
¿Que es un organigrama?
Un organigrama es un esquema de la organización de la empresa entidad o de una actividad.
El organigrama puede contener nombre de personas que dirigen cada departamento, con el fin de dar a conocer el orden jerárquico de la entidad.
Ejemplo
CUADRO COMPARATIVO
¿QUE SUGIERE PARA EL ALMACENAMIENTO, CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL PARA EL ARCHIVO?
En este cuadro tenemos como fin mostrar y comparar la diferencia entre los decretos, leyes y acuerdos vistos en el ambiente de formacion.
Sugerimos:
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Que se mantengan claros en la entidad los procesos de organización teniendo en cuenta la diferencia entre organización, clasificación y ordenación.
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Que se mantenga un buen y adecuado uso de los instrumentos y herramientas para la buena conservacion y manejo de los documentos.
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Que aquellos que estan al cuidado y manejo de estos documentos sean expertos en su labor.
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que se mantengan los adecuados soportes y evidencias de todos los documentos que salen entran y se tramitan dentro de la entidad para un buen uso y control del mismo.
